先找出袁大頭收藏新手入門的資料缺口
開檔前先看哪些內容已能由實物支持。完整邊齒、重量、直徑、工具與單位清楚的便照錄，不清楚的不要借用同類資料。
本輪可以完成
保存狀態按可見現象描述，把全幣相、斜光相與損傷近照寫入相片欄，並與同一編號的原始記錄對應。
仍要保留
年號、面額、袁像面與嘉禾面文字尚未齊備或受查看限制時，先註明原因；覆核時，先確認量度工具與單位。缺少角度或文件時先記作待核，不為補欄而改動實物。
全貌相後再補損傷近照
物件仍在原包裝內時，先抄錄年號、面額、袁像面文字與嘉禾面文字，再按同一版式查對。若資料仍不足，重量和直徑切勿離開幣種規格理解。
再次覆核時，包漿、流通磨損、弱打、擦拭髮絲紋和化學清洗色澤分開記錄，幣面發黑不等於需要清潔。
實際整理時，整體相、細節相、量度、包裝與文件沿用同一編號，後來補資料時才不會串件，相關相片沿用同一物件編號。
未知欄位保持開放
同批有多件時，戳記、舊紙套和來源說法可另欄保存，但不得代替袁像字口、嘉禾、鑄壓、金屬表面和邊位檢查，完成後再由清單查漏。
正背面全幣相先保留完整圓周，局部相再補袁像髮絲、肩章、年號字口、嘉禾、內齒和版別標記。
對照原始相片時，發行、製作或歷史資料要列明來源與查閱日期。舊標籤、口述和網上圖片只作索引。
一頁只處理一件實物
如要日後重查，袁大頭收藏新手入門先記名稱、可見文字、圖案、尺寸或重量、現有包裝和保存狀態。若資料仍不足，看不清的欄位直接標作待比對。
準備交接資料時，評級盒只提供標籤與分數資料，仍要逐一檢查盒內年號、版別、袁像面、嘉禾面和幣面狀態。
完成清單前先查漏
準備交接資料時，多枚袁像銀幣按年號和可見版別分組，每枚附上編號，讓袁像面、嘉禾面、邊齒、重量和直徑互相對應，完成後再由清單查漏。
實際整理時，照片能協助分類和標記明顯損傷，材質、細微修補及受包裝遮擋的位置仍可能需要獨立實物檢查。
把袁大頭收藏新手入門題目落到實物
「全幣相與幣面保存」要回到袁大頭收藏新手入門本身。第一項記完整邊齒、重量、直徑、工具與單位；第二項記可見鑄記、戳記、穿孔或修邊位置。包裝遮擋或無法安全查看的位置則留在待核欄。 其後的嘉禾、結帶、面額字與版別標記只跟同一編號走。
反查資料時，先對清物件編號，再找回年號、面額、袁像面與嘉禾面文字與嘉禾、結帶、面額字與版別標記的原始記錄。新資料另記日期，不覆蓋舊版。 查看可見鑄記、戳記、穿孔或修邊位置時不要更換編號。
新增資料時保留舊版本，不直接覆蓋。相片方向、量度位置或名稱出現差異，便另註覆核日期和原因。 對袁大頭收藏新手入門而言，可見鑄記、戳記、穿孔或修邊位置仍是回查入口。
完成清單後，再檢查每張照片是否對回同一編號。不能定位的局部相暫不納入摘要，避免把不同物件混在一起。 年號、面額、袁像面與嘉禾面文字未能對回實物時，該項先留待覆核。
對照站內條目前，先為查詢把袁大頭收藏新手入門逐件編號。嘉禾、邊齒與重量記錄只跟同一件實物走，避免照片、盒套和附件混在一起。
