由文件回到收藏品實物
先整理逐件全貌、邊位、底部及損傷位置相片，寫入相片欄。實物可見內容、包裝附件和文件口述分開保留；內容不一致時並列記錄，不互相代填。
接着按物件編號整理易碎、受潮和黏連物件的承托，寫入保存／搬運欄。局部圖必須能在全貌圖中定位，讓別人可以按同一方向重做查看。
記錄管理欄覆核批次清單、照片檔名與存放位置；覆核時，先把舊標籤內容列為待查。只保存目前可見資料，無法重做的量度或查看動作先停止。
資料卡先寫哪些欄
如要日後重查，收藏品先記名稱、可見文字、圖案、尺寸或重量、現有包裝和保存狀態；看不清的欄位直接標作待比對。
同批有多件時，市場資料只可在品種和狀態相近時比較，網上叫價不得直接代替實物條件，相關相片沿用同一物件編號。
全貌、局部與量度
物件仍在原包裝內時，整批整體影像用來交代數量，單件正反面、邊位、底部、尺寸和重量則用於實物查對。
準備交接資料時，混合批次先按金屬、紙品、郵票與瓷器分開。每類沿用相應的保存限制，不以同一動作處理。
全貌相、局部相、量度、包裝與文件沿用同一編號，後來補資料時才不會串件；看不清的位置另列待核。
來源資料另開一欄
同批有多件時，交接方式、扣費項目和所需文件要在看清物件後確認，不宜從故事或單張遠照推定。
再次覆核時，原盒、紙套、證書、單據和舊標籤先另行留底，來源資料可作背景，但不要取代物件本身，相關相片沿用同一物件編號。
實際整理時，發行、製作或歷史資料要列明來源與查閱日期；同時，舊標籤、口述和網上圖片只作索引。
保持原貌再整理
準備交接資料時，同類物件數量多時，讓全幅畫面、細節位置和量度資料沿用同一編號，後續比較才不會混亂。
相片能協助分類和標記明顯損傷，材質、細微修補及受包裝遮擋的位置仍可能需要獨立實物檢查，相關相片沿用同一物件編號。
收藏品本次查看重點
查看收藏品的逐件清單與待核對欄時，先不要追求完整答案。能確定的逐件全貌、邊位、底部及損傷位置相片先照錄，尺寸、重量、量度工具與原始單位不足便寫明缺口。 這樣可先確認各項資料是否串件。
實際建檔時，記錄管理欄放批次清單、照片檔名與存放位置，分類／識別欄放金屬、紙品、郵票和瓷器分組。兩項對回同一編號，原始資料不被後來的換算或口述覆蓋。 完成後再檢查附件是否同號。
若文件名稱與實物不符，先抄錄雙方原文和日期。版式、年代或材質仍待進一步查看，不由相近物件代填。 此頁再以批次清單、照片檔名與存放位置核實相應物件編號。
這份清單的用途，是讓下一位能找到同一件收藏品並重做查看。看不清、不能拆或沒有來源的地方，寫明限制便足夠。 逐件全貌、邊位、底部及損傷位置相片仍是收尾時的核對起點。
查詢用的舊標籤或口述資料可以保留，但要與收藏品的包裝、標籤與損傷位置分欄；兩邊不一致時，先標作待核對。
