光緒元寶的省局與面額欄
光緒元寶不是單一版式。資料卡先抄錄省局、紀年、庫平面額、龍紋面文字和所有英文字；實物看不清的字位標作待核對，不把其他省造版資料搬過來。
拍攝光緒元寶時，文字面、龍紋面、珠圈和完整邊齒分開留相。重量與直徑只能在省局、面額和版式已對上的前提下比較，不以一個數值決定結果。
光緒元寶的包漿、磨損、戳記、穿孔、焊接和修邊屬不同狀態。相片能記錄位置，材質與細微後處理仍可能需要獨立實物覆核。
規格欄不代替判斷
對照原始相片時，多枚龍洋按省局、紀年和庫平面額分組，每枚附上編號，讓文字面、龍紋面、邊齒、重量和直徑互相對應，完成後再由清單查漏。
同批有多件時，評級盒只提供標籤與分數資料，仍要重新核實盒內省局、紀年、面額、龍紋和幣面狀態。
先確認幣面文字與圖案
先抄錄省局或局名、紀年、庫平面額與正背面文字，再在同一版系內比較重量和直徑，完成後再由清單查漏。
如要日後重查，正面與背面全幣相先留存完整圓周，放大影像再補龍紋、珠圈、內齒、英文字及面額位置。
全幣相之後才拍局部
實際整理時，邊齒宜分段拍完整一圈，接縫、修邊、穿孔、焊接和首飾拆改痕均保持原狀，不先打磨，完成後再由清單查漏。
物件仍在原包裝內時，包漿、流通磨損、弱打、擦拭髮絲紋和化學清洗色澤分開記錄，幣面發黑不等於需要清潔。
盒套和來源另欄保存
如要日後重查，戳記、舊紙套和來源說法可另欄保存，但不應代替文字、龍紋、珠圈、金屬表面和邊位檢查，完成後再由清單查漏。
準備交接資料時，同名龍洋可能分不同省局、紀年、面額或龍紋版本，先按實物文字分組，再處理細部版式。
光緒元寶本次查看重點
查看光緒元寶的幣面色澤與後處理痕時，先不要追求完整答案。能確定的省局或局名、紀年、庫平面額與文字先照錄，正背面完整圓周與龍紋局部不足便寫明缺口。 狀態欄未補齊時，不急於填下一項。
實際建檔時，狀態欄放可見鑄記、戳記、穿孔或修邊位置，附件／來源欄放紙套、評級盒與舊標籤。兩項對回同一編號，原始資料不被後來的換算或口述覆蓋。 省局或局名、紀年、庫平面額與文字仍作為回查起點。
若文件名稱與實物不符，先抄錄雙方原文和日期。版式、年代或材質仍待進一步查看，不由相近物件代填。 整理紙套、評級盒與舊標籤時也沿用這個分法。
這份清單的用途，是讓下一位能找到同一件光緒元寶並重做查看。看不清、不能拆或沒有來源的地方，寫明限制便足夠。 交接前再由相片欄確認資料沒有串件。
查詢前可用「全貌、局部、量度、包裝」四欄再看一次光緒元寶；省局、年號與庫平面額不足便補拍，不改動實物。
