由文件回到第一套人民幣牧馬圖實物
先整理冠號、流水號和印刷位置，寫入分類／識別欄。實物可見內容、包裝附件和文件口述分開保留；內容不一致時並列記錄，不互相代填。
接着按物件編號整理透光所見與未確認水印，寫入相片欄。俗稱只作搜尋索引，讓別人可以按同一方向重做查看。
狀態欄覆核補洞、描色、壓平與換角線索；覆核時，先將不同材質重新分組。只保存目前可見資料，無法重做的量度或查看動作先停止。
發行資料要列來源
實際整理時，混有糧票、外幣、紀念鈔或連體鈔時另設一組，避免把發行背景和市場類別不同的紙品混算；看不清的位置另列待核。
如要日後重查，下水票、壓平票、補洞、裁邊、描色和換角各有不同痕跡，側光比正面強光更容易顯示紙面起伏，並保留原始讀數與單位。
同批有多件時，發行、製作或歷史資料要列明來源與查閱日期；另外，舊標籤、口述和網上圖片只作索引。
先分品種再排資料
再次覆核時，第一套人民幣牧馬圖先記名稱、可見文字、圖案、尺寸或重量、現有包裝和保存狀態；同時，看不清的欄位直接標作待交叉確認。
實際整理時，舊紙套、冊頁和前人註記可以連同票面拍攝，但避免直接在紙鈔上寫字、蓋章或貼新標籤，並保留原始讀數與單位。
原始讀數不要被換算覆蓋
水印相宜使用均勻背光，不加濾鏡；同時，光源過近或局部太亮，可能把紙纖維和輪廓細節遮掉。
對照原始相片時，霉點、黏連、裂口或舊膠紙應保持原狀，與其他紙品分開存放。另一方面，刷洗、熨平和濕布處理都會增加變化。
物件仍在原包裝內時，整體影像、細部照片、量度、包裝與文件沿用同一編號，後來補資料時才不會串件；若仍受包裝遮擋，就把限制寫明。
重新查看時怎樣追溯
對照原始相片時，特殊冠號和號碼要放回相應版別理解，號碼吸引力不宜取代紙張、印色、四角及修補狀態；看不清的位置另列待核。
物件仍在原包裝內時，拍攝檔能協助分類和標記明顯損傷，材質、細微修補及受包裝遮擋的位置仍可能需要獨立實物檢查，並保留原始讀數與單位。
由四角、票邊與紙面狀態整理第一套人民幣牧馬圖
本頁先列兩項：第一項是護套、冊頁、封條和排列次序；第二項是套別、面額、年份文字與主圖。兩者先對回同一編號，之後才處理版式、狀態或比較資料。 這樣可先確認各項資料是否串件。
建檔可分三步：先確認物件編號，再整理尺寸、量度工具與單位，最後覆核透光所見與未確認水印。每一項都保留日期和原始記錄。 完成後再檢查附件是否同號。
資料卡要區分原始觀察與後來判斷。相片、尺寸和重量屬原始欄；市場稱呼、來源故事及待查資料另開欄位。 此頁再以尺寸、量度工具與單位核實相應物件編號。
若照片與量度互相矛盾，先重做同一位置的記錄，不急於選其中一個答案。仍無法解釋時再安排相應品類人員看實物。 護套、冊頁、封條和排列次序仍是收尾時的核對起點。
把第一套人民幣牧馬圖的全票相、尺寸與透光記錄寫進同一張查詢清單後，再核對日期、單位和相片方向；前後資料不一致就保留兩個版本。
